Знання правил ділового співробітництва може стати дуже непогану службу: якщо враження, вироблене на партнерів і клієнтів, сприятливе, то й справи компанії будуть йти в гору, так як з її представниками приємно мати справу.

Сьогодні Social.org.ua поділиться корисними порадами психолога Олени Бер.

Як вітатися

• Входячи в приміщення, вітайтеся першим.
• Якщо в кабінеті у людини, до якого ви прийшли, знаходяться інші люди, обмежтеся загальним поклоном і вітанням. Потім обміняйтеся рукостисканням з тим, хто вас запросив.
• Вітаючи когось, не обмежуйтеся лише формальним «Здрастуйте». Назвіть співрозмовника по імені.
• При знайомстві, коли вас представляють або ви презентуєте себе, не поспішайте подати руку. Той, кому вас представляють, повинен зробити це першим.
• На офіційній зустрічі цілувати жінкам руку не прийнято.
• Якщо ви сидите, по можливості, вставайте при вітанні.

Як тиснути руку

• Якщо ви підійшли до групи людей і обмінялися рукостисканнями з однією людиною, потрібно потиснути руки і іншим.
• Не прийнято обмінюватися рукостисканням через поріг, стіл або над головою людини, що сидить між вами.
• Не пожимайте руку співрозмовникові, тримаючи другу в кишені.
• Першим завжди подає руку керівник.
• Рукостискання обома руками не вітається, оскільки воно призначене для прояву більш близьких відносин з людьми.

Як знайомитися

• Якщо навколо вас незнайомі люди, не потрібно соромитися: сміливо представляйтесь самі, не чекайте, поки вас познайомлять.
• При знайомстві на діловій зустрічі (конференції, прийомі) не варто відразу розповідати про свої досягнення — досить просто позначити, чим ви займаєтеся і чому потрапили на зустріч або захід.
• Людина, якій ви уявляєте незнайомої йому людини, згадується першим. Той, кого ви представляєте, — другим.
• Коли вас представляють когось, зосередьтеся на тому, щоб запам'ятати його ім'я, і під час бесіди частіше називайте його по імені.
• Забувши, як звуть співрозмовника, намагайтеся пом'якшити ситуацію, коректно перепитавши: «Вибачте, я останнім часом став трохи забудькувата, не могли б ви нагадати своє ім'я?»

Якою повинна бути візитка

• Візитка повинна бути витримана в строгому лаконічному стилі.
• Тим, хто часто працює з іноземними партнерами, варто роздрукувати візитні картки на мові партнерів — в азіатських країнах це особливо вітається.
• Якщо якась інформація про вас змінилася, потрібно замовити нові візитки: ні в якому разі не виправляйте дані на старих візитках, картка з помарками і поправками — ознака поганого тону.
• Хорошим тоном для ділової людини вважається наявність візиток на двох мовах — російською та англійською.
• Якщо ви не застали людини на місці, але хочете засвідчити йому повагу, загніть правий верхній кут у залишеній вами візитки.

Як завершити зустріч

• Залишаючи незнайомих людей, не обов'язково персонально прощатися з кожним.
• Якщо ви йдете з багатолюдного прийому раніше інших гостей, прощайтеся тільки з господарями зустрічі. Інакше ваш відхід може послужити для учасників вечірки сигналом до того, що всім пора по домівках.
• Якщо розмова триває надто довго, запропонуйте співрозмовникові познайомитися з новими людьми, уявіть їх один одному, вибачитеся і откланяйтесь.
• Прощання повинне бути коротким — наприклад, обмін рукостисканнями, як при зустрічі.
• Закінчуйте розмову ввічливо, за допомогою універсальних фраз, наприклад: «Було приємно з вами побачитися».
• Якщо вам необхідно піти зі зустрічі раніше, дочекайтеся паузи в розмові, встаньте і попрощайтеся, висловивши надію на нову зустріч.

Мова тіла

• Розмовляючи з людьми, не потрібно широко розставляти ноги, горбиться і тримати руки в кишенях.
• Поза «фігового листка» (долоні зімкнуті таким чином, що руки утворюють перевернуту букву «V») свідчить про сором'язливості і невпевненості в собі.
• Якщо ви робите метушливі рухи, погойдується з боку в бік або торкаєтеся до обличчя чи волосся, то підсилюєте власне нервове напруження і відволікаєте оточуючих.
• Надмірна жестикуляція при розмові не вітається. Жести повинні бути стриманими — співрозмовників може збентежити надмірна експресія.
• Дистанція між вами і співрозмовником повинна бути не менше відстані витягнутої руки.
• Не варто сидіти, поклавши ногу на ногу, особливо у кріслі. Якщо воно глибоке, можна злегка витягнути ноги.

Як провести переговори

• Запрошувати партнерів на переговори слід не менш ніж за два тижні, щоб вони змогли підготуватися.
• Місце проведення переговорів пропонує запрошуюча сторона, але запрошена має право як прийняти, так і відкинути його.
• Коли учасників багато і вони незнайомі, на столі можна розставити картки з прізвищами.
• Сторони розташовуються один навпроти одного в порядку відповідності посад.
• Після привітання учасники повинні бути представлені один одному. Також потрібно визначити їх роль і повноваження на переговорах.
• Якщо переговори ведуться з іноземною делегацією, необхідно заздалегідь домовитися про мову переговорів і забезпечити технічні засоби для перекладачів.
• Якщо під час бесіди ведеться запис, слід проінформувати про це гостей.
• Оптимальна тривалість зустрічі — дві години. Якщо переговори затягуються, необхідний півгодинну перерву на каву.

Прийом бізнес-партнерів

• Зустрічати гостей в аеропорту має відповідний за рангом керівник делегації. Він зазвичай прибуває в супроводі двох-трьох чоловік.
• Якщо гість приїжджає з дружиною, то й приймає керівнику бажано приїжджати на першу зустріч у супроводі дружини.
• Першим представляється глава приймаючої сторони. Потім він представляє дружину, після цього співробітників (у порядку убування посад).
• Заздалегідь продумайте, як розсаджувати гостей з автомобілів, щоб все пройшло без затримок.
• Якщо керівник зустрічаючої сторони приїжджає за кермом особистого автомобіля, то почесне місце для гостя — поруч з ним.
• Проводжаючи гостей до готелю, розлучіться з ними не на вулиці, а у вестибюлі.

Мобільний етикет

• Дзвонити на мобільний телефон з ділових питань потрібно в робочий час, в будні ним вважається часовий проміжок з 09:00 до 21:00.
• Завжди вимикайте телефон під час переговорів і спільного обіду.
• Якщо ви зателефонували комусь і включився автовідповідач, не кидайте трубку. Представтеся і попросіть передзвонити вам, коли це буде зручно.
• Якщо на ваш дзвінок не відповіли, передзвонюйте не раніше ніж через дві години.
• Неввічливо чекати більше шести гудков — краще покласти трубку після п'ятого дзвінка.
• Закінчує розмову той, хто його почав. Якщо зв'язок перервався, передзвонює той, хто дзвонив.
• Скидати дзвінок вважається неввічливим. Потрібно відповісти і попросити передзвонити (або ж пообіцяти передзвонити) через конкретний проміжок часу.
• Не давайте номери мобільних телефонів без згоди їх власників.

За матеріалами книги Олени Бер «Хороші манери і діловий етикет: Ілюстроване керівництво»
Фото на превью: Red Granite Pictures