Поняття тайм-менеджменту сьогодні знайоме, здається, навіть дошкільнятам. І справа тут далеко не в моді. Це ключовий і результативний спосіб підвищення продуктивності, незалежно від сфери діяльності.

Social.org.ua зібрав дієві поради для тих, хто хоче все встигати, але не вірить в ефективність звичної папірці зі списком справ на день. Як його модернізувати, щоб він насправді працював?

1. Створіть антисписок справ

Візьміть в звичку складати не тільки to do list, але і анти to do list. Для цього на протилежній стороні списку записуйте всі корисні справи, які встигли зробити за день. Наприклад, якщо ви зробили всього 5 справ з 10 запланованих — це не привід засмучуватися, адже додатково виконано ще 5 завдань не зі списку!

2. Згрупуйте справи

Розділіть список справ на 3 стовпця: що обов'язково потрібно зробити (строкове), що бажано (довгострокове) і що хотілося б. Такий метод допомагає дотримуватися баланс між коротко - і довгостроковими цілями, а також не забувати про те, що приносить радість.

3. Не зберігайте старі списки справ

Кожен вечір викидайте старий список, не переносите вантаж невиконаних завдань в новий день. Створюйте кожен день новий перелік. Це позитивно вплине на сон.

4. Два списку краще одного

Створіть два списки справ — паперовий і електронний. У перший можна записувати справи на день, а електронний буде виконувати функцію довгострокового планування. Таким чином у вас «на руках» будуть лише ті справи, які слід виконати сьогодні, про решту можна подумати завтра.

5. Відмовтеся від зайвих нарад

© Burnoose / Imgur

Рада керівників — заощаджуйте час на нарадах. Не всі, але багато питань можна вирішити за допомогою розсилки. Це займе менше часу, ніж збори та усні пояснення.

6. Відтворіть хронологію

Створюйте не списки справ, а розпорядок дня. Уявіть день у вигляді історії, сплануйте його хронологічно. Якщо вписати в графік усі дії, можна помітити, що деякі з них вдало поєднуються, наприклад похід за продуктами і дорога з роботи. Будьте готові, що в реальності розпорядок рідко дотримується з математичною точністю: ніхто не скасовував пробки і тривалі наради.

7. Плануйте з вечора

Складайте список справ з вечора — тоді з самого ранку ви чітко будете знати, що потрібно зробити.

8. Плануйте час!

Порада для тих, хто планує занадто багато (або, навпаки, боїться перевантажити день турботами): записуйте не тільки справи, але і час, відведений на них. Завдяки цьому to do list стане більш реалістичним. І не забувайте залишати час для відпочинку!

9. З'їжте на сніданок жабу

Першим ділом беріться за складні і неприємні завдання — «з'їжте жабу на сніданок». Це може бути, наприклад, звіт в податкову або запис до стоматолога — методика працює як в особистому, так і в професійній сфері. Більш детально про це і багатьох інших методах тайм-менеджменту можна прочитати в книзі Брайана Трейсі «З'їжте жабу! 21 спосіб навчитися встигати».

10. Не завантажуйте мозок

© Depositphotos © Depositphotos © Depositphotos

Привчіть себе тримати в розумі тільки кілька найбільш важливих справ. Для інших є планувальники. Це дозволить уникнути постійного відчуття тривоги.

11. Розділіть завдання на складові

Якщо на якесь велике завдання з дня на день не вистачає часу, сил чи бажання, розділіть його на складові. Головне — почати. Інакше є ризик створити велике кладовище завдань.

12. Правило «1-3-5»

Спробуйте принцип «1-3-5»: кожен день плануйте 1 справа, що вимагає великих зусиль, 3 середніх і 5 невеликих. При бажанні формулу можна видозмінити, наприклад «2-2-5».

13. Чергуйте справи

Не ставте поспіль 2 і більш однотипні завдання. Найімовірніше, другу ви не виконаєте. Чергуйте справи інтелектуальні, монотонні домашні і потребують фізичного навантаження.

14. Прислухайтеся до своїх бажань

Дозволяйте собі слабкості. Наприклад, після виконання обов'язкових справ решта виконуйте не по порядку, а за бажанням.

15. Не забувайте про заохочення

© Padelic / Imgur © u/mastermind7002 / Reddit

Винагороджуйте себе щодня за виконані завдання. Це може бути чашка чаю з улюбленою книгою або позачергова покупка. Хваліть себе в кінці кожного дня, якщо зробили те, що запланували.

А які секрети допомагають організовувати день максимально ефективно саме вам?