Якщо ви часто листуєтеся по роботі, то знаєте, як можуть дратувати робочі листи. Але дратують вони в основному з-за слів-паразитів і мовних штампів, які заплутують і показують неповага до людини і його роботі.

Редактори Людмила Саричева і Максим Ильяхов написали книгу «Нові правила ділової переписки», в якій розповіли, які вираження не варто використовувати, якщо хочете уникнути непорозумінь і проблем на роботі.

А Social.org.ua виділив 8 шаблонних фраз, які дратують практично всіх.

Звернення: «Шановні колеги»

Саме слово «колеги» нормальне, але воно може дратувати своєю відстороненістю: тільки що ви розмовляли на кухні про життя, а тепер раптом «колеги». А ще частенько звернення «колеги» використовується, коли хочуть перекинути і розмазати відповідальність, замість того щоб сказати прямо.

Як краще. Краще звернутися до кожного особисто і дати конкретне завдання. Зрозуміло, що звертатися до кожного по імені, коли в листуванні 10 осіб, не вийде. Тоді краще просто написати «Привіт!» і далі по справі — на таке ніхто не образиться.

Натягнута ввічливість: «Як справи?»

«Як справи?», «Як відпустка?», «Як проходять вихідні?» — такі питання пишуть, коли хочуть попросити про щось недоречному, прикриваючись добрим тоном. Ніщо не дратує так сильно, як підроблений ввічливість. Коли людина цікавиться справами, але за фактом хоче навантажити зайвою роботою. Відносини від цього погіршуються.

Як краще. Говоріть прямо і по справі. А якщо хочете попросити про послугу в недоречне час, то вибачтеся і дайте можливість людині відмовити вам. Парадоксально, але саме тоді, коли ми даємо можливість нам відмовити, прохання виконують з більшою охотою.

Подяку авансом: «Заздалегідь дякую!»

«Дякую» — пишуть тому, що хочуть бути ввічливими, коли просять про щось. Але по факту це маніпуляція. Коли нас намагаються змусити щось робити проти волі: «Я тебе вже віддячив, тому виконуй». Начебто ще не погодився, а вже віддячили — це дратує. Відносини від такої «прохання» погіршаться.

Як краще. Будь-яка людина має право на відмову, а якщо автор повідомлення не дає права відмовити, то це маніпуляція. А якщо хочете віддячити, то краще запитайте, як вам краще це зробити.

Надсилати звукові повідомлення, в яких щось важливе

Можливо, у вас є друг, який постійно шле аудіоповідомлення в незручний момент. Але його можна пробачити, адже, швидше за все, він не говорить нічого смертельно важливого. Але, коли відправляють аудіоповідомлення по роботі, та ще й з позначкою «важливо!», і вам доводиться шукати навушники або йти кудись, щоб це слухати, — це дратує.

Як краще. Якщо щось смертельно важливе і писати часу немає, то краще зателефонувати.

Коли штовхають: «Ну що?»

«Ну що, як йдуть справи?», «Коли буде готово?», «Ну як?», «Я вам вже писав, пишу повторно» — ніхто не любить, коли його штовхають. Навіть якщо терміни горять, навіть якщо він сам винен. Не варто випробовувати людини та псувати стосунки.

Як краще. Якщо ви хвилюєтесь та хочете дізнатися, як справи, то краще поясніть свої почуття і запропонуйте допомогу.

Фраза: «Доброго часу доби!»

Ця фраза колись звучала дотепно, але з часом перетворилася у дратівливий штамп. Це синтетичне вираження, яке часто використовують маркетологи, щоб догодити всім клієнтам незалежно від часу і звучати «офіційно», — все підроблене бісить.

Як краще. Якщо ви не знаєте, скільки часу у адресата, то просто скажіть «Привіт!». Є й інші штучні вирази, які краще замінити:

• Прошу прийняти до уваги → зверніть увагу
• З повагою, Микола → Микола
• Вельмишановний Іван → Іван
• Я вас почув → Добре
• Вас (з великої літери) → вас

Оцінка людини: «Він ідіот!»

В оцінці немає нічого поганого, але оцінка має бути спрямована на роботу, а не на людину. «Він неправильно роздрукував документ, у нього руки прикріплені не до того місця» — це образить людину, і все.

Як краще. «Він не знає основи друку і не вміє користуватися принтером» — така критика теж може образити людину, але вона зверне увагу на проблему. А ви зі свого боку можете запропонувати допомогу, щоб уникнути проблем у майбутньому.

Є ще дещо, крім дратівливих слівець

Дратівливих виразів і способів маніпуляції багато, але не все можна виправити, просто прибравши зайві слова. Даний повагу до людини виявляється не в словах, а в турботі. А щоб показати турботу, кажіть чесно, запропонуйте свою допомогу і зробіть частину роботи за одержувача повідомлення, щоб йому було легше прийняти рішення і відповісти.

Це основа, щоб уникнути конфліктів і розташувати до себе людей.